Gebruiksvoorwaarden sociëteit

Voorwaarden gebruik Sociëteit de Sevende Camer

Deze voorwaarden zijn opgesteld per november 2018 met als doel het definiëren van de rechten en plichten van de huurder en verhuurder. Stichting de Sevende Camer (later: stichting) treedt hier op als verhuurder. De stichting verhuurt de studentenkroeg de Sevende Camer aan de huurder op basis van deze voorwaarden. De huurder is extern of lid danwel oudlid van een van de drie Euros verenigingen; Drienerlose Roei-Vereniging (D.R.V.), Drienerlose Kano-Vereniging (D.K.V.) of Drienerlose Zeilvereniging (D.Z.). Deze voorwaarden zijn van toepassing op het te huren gebied van het Universiteit Watersport Complex (UWC) gebouw. Hierin wordt betrokken: de trap, het terras, de kroeg en bar, de keuken, toiletten en de kleedkamers. Deze vallen onder de betrekking ‘kroeg’.

Oplevering sociëteit

Bij aankomst zal de huurder zowel de keuken als de kroeg inspecteren. Deze dient in een nette staat te verkeren.
1. Indien dit niet het geval is, is het de verantwoordelijkheid van de huurder om contact op te nemen met de stichting om dit aan te geven.
2. Als de huurder voor aangegeven aanvangstijd geen melding gemaakt heeft van de staat van de kroeg, dan geeft de huurder hiermee aan dat de kroeg in nette staat verkeerde bij aankomst. Dit is niet terug te draaien door bewijs (foto’s) of getuigenissen.
De huurder is verantwoordelijk om de kroeg en keuken in een nette staat op te leveren.
1. Op dezelfde avond moet de kroeg naar behoren afgesloten te worden. Hier zijn de tappers van de Euros verenigingen van op de hoogte.
  1. De koelkasten moeten aangevuld en afgesloten worden.
  2. De bierleiding en koelruimte van tanks moeten afgesloten worden.
  3. Al het glaswerk moet gespoeld in de glazenkast.
  4. De bar moet afgenomen zijn en de krukken aan de bar gezet.
  5. De kroeg- en bar vloer moeten droog getrokken worden, om waterschade te voorkomen.
  6. Het terrein moet naar behoren worden afgesloten. Zowel het UWC gebouw, loods als hek vallen hieronder. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van sleutel 43 welke verstrekt wordt door het sociëteitsbestuur. Mocht geen bestuurder beschikbaar zijn om de sleutel te overhandigen aan de huurder, dan wordt deze in de sleutelkast naast de bar geplaatst.
2. Eventuele schoonmaakactiviteiten moeten vòòr 11 uur `s ochtends de dag na het evenement afgerond zijn.
Mits de kroeg de dag na het evenement na 11 uur in een staat aangetroffen wordt welke niet conform de standaard is, is dit de verantwoordelijkheid van de huurder. Dit geldt ook voor incorrect afsluiten van het UWC-terrein.
1. Schoonmaak om de kroeg weer tot een nette staat te krijgen zal worden uitgevoerd door Asito Enschede Noord B.V. Kosten hiervan zullen gefactureerd worden naar de huurder met een minimum van 50 euro voor externen. Afhankelijk van de staat waarin de kroeg wordt aangetroffen, kunnen de kosten oplopen tot een bedrag van 500 euro voor zowel internen als externen.
2. Indien het niet mogelijk is de kroeg door Asito Enschede Noord B.V. te laten reinigen voor aanvang van een volgend evenement, dient de huurder bij uitstek een passende oplossing te vinden. Bij voorkeur verzorgt de huurder in dit geval de schoonmaak voor aanvangstijd van het volgende evenement. Mocht dit niet mogelijk zijn, zal de huurder, de schoonmaakplicht van het volgende evenement overnemen en een bedrag tot 500 euro aan schoonmaakverzuim gefactureerd kunnen krijgen. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van de staat waarin de kroeg is achtergelaten.
Eventuele schade aan de kroeg of het UWC-terrein kan door de stichting verhaald worden op de huurder. De huurder is daarmee dus aansprakelijk voor schade tijdens het evenement. Mocht de huurder hiervoor een derde aansprakelijk willen stellen, dan gebeurd dat zonder tussenkomst van de stichting en zonder vervallen van betaalplicht van de gefactureerde schade.
Van bovenstaande bepalingen kan worden afgeweken in samenspraak met het sociëteitsbestuur. Afspraken zijn bindend als deze zijn vastgelegd en bevestigd via mailconversatie. Mondelinge toezeggingen zijn niet geldig.

Assortiment en prijzen

De stichting spant zich in om voor ieder evenement te garanderen dat het standaard assortiment beschikbaar is. Mocht dit niet zo zijn, zal de stichting dit uiterlijk 1 dag voor aanvang van het evenement kenbaar maken. Het standaard assortiment is in te zien op de pagina assortiment.
Voor leden of oud-leden van D.R.V., D.K.V. of D.Z. gelden de ‘interne’ prijzen zoals aangegeven op de pagina assortiment.
1. De stichting heeft het recht om van deze prijzen af te wijken in het geval van een overeenkomst met externen of een evenement met grote hoeveelheden externen. Dit dient de stichting ten minste 1 week voor aanvang van het evenement met de huurder te communiceren. De stichting streeft niet naar winst en zal de prijzen alleen verhogen als zij denkt dat dit nodig is om afschrijving dan wel schade te kunnen dekken.
De prijzen van het huidige assortiment, zoals weergegeven op de website van de Sevende Camer, zijn voorbehouden aan wijzigingen binnen aanmelding en het daadwerkelijk plaatsvinden van een evenement. Hierbij geldt ook dat de stichting niet streeft naar winst en de prijzen alleen zal verhogen als zij denkt dat dit nodig is om afschrijving dan wel schade te kunnen dekken.
Huurders zullen voor een evenement altijd gebruik maken van een streepaccount aangemaakt specifiek voor dat evenement. De stichting zal deze streepaccount voor aanvang van het evenement beschikbaar stellen middels streepsysteem.nl en een computer of tablet.
1. Tappers zullen op de avond de genuttigde dranken bijhouden op deze streepaccount.
2. Er kan gekozen worden voor afkoop van verpakkingen door de huurder. Dit dient hij of zij te communiceren met de tappers en de stichting om facturatiefouten te voorkomen.
  1. In het geval van items buiten het standaard assortiment wordt altijd de gehele verpakking gefactureerd, deze kan dus niet terug verkocht worden.
  2. Het is mogelijk om Grolsch Premium Pilsner per liter af te kopen met een minimum afname van 50L. Als de huurder aangeeft hiervan gebruik te maken de minimale afname niet haalt, zal de minimale afname gefactureerd worden. Hiervoor zijn tellerstanden van de bierleiding leidend, welke door de stichting of tappers genoteerd zullen worden.
Voor niet-standaard items dient de huurder minimaal 2 weken voor aanvang van het evenement contact op te nemen met de inkoper van de stichting (mail: inkoper@sevendecamer.nl). De speciaalbieren welke besteld kunnen worden, zijn te vinden op de pagina speciaalbier assortiment. Andere items kunnen ook op afkoop besteld worden in overleg met de inkoper.
Indien de huurder zelf ingekochte dranken nuttigt op het terrein van het UWC, wordt er een boete van 50 euro gefactureerd. Dit in verband met het exclusieve afname contract dat de stichting aan gaat met De Klok Dranken B.V.
Er mag geen sterke drank genuttigd worden op het UWC, in overeenkomst met de regelgeving van de Universiteit Twente.

Kosten gebruik sociëteit en keuken

Voor het huren van de kroeg en keuken wordt er een symbolisch bedrag van 35 euro in rekening gebracht. Dit bedrag dekt de afschrijving van de beschikbaar gestelde materialen.
1. Indien de kroeg gereserveerd wordt op een kroegavond moet de huurder contact opnemen met het bestuur van de bijhorende vereniging. Dit geldt voor maandag (D.K.V.), dinsdag (D.R.V.), woensdag (D.Z.) of donderdag (D.R.V.). In de regel zullen deze avonden alleen beschikbaar zijn in de zomervakantie, met uitzondering van de dinsdag van D.R.V.
2. In geval van uitzonderlijke verlies van inboedel (bestek, borden, etc.) is het aan de stichting voorbehouden om deze kosten te factureren naar de huurder.
De kosten voor het evenement zullen door de penningmeester verstuurd worden via een factuur aan het ingevulde mailadres. Hierbij worden de prijzen zoals in sectie ‘assortiment en prijzen’ gehanteerd.
1. Wij verzoeken de betaler deze kosten binnen twee weken na facturatie te voldoen.
2. Als er na twee weken geen betaling ontvangen is zal de penningmeester een herinnering sturen, met daarin ook het vernoemen van de wettelijke betalingstermijn (30 dagen na facturatie).
3. Indien de betaling 35 dagen na facturatie niet ontvangen is zal een incassobureau ingeschakeld worden.
4. Het verschuldigde bedrag dient te worden over gemaakt naar IBAN NL23RABO0129601632 t.n.v. Stichting de Sevende Camer, te Enschede.
Bij evenementen die niet onder de directe verantwoordelijkheid van een vereniging vallen, zal er een borg worden gehanteerd.
1. De borg dient tenminste 1 week voor de aanvangsdatum overgemaakt te worden naar de stichtingsrekening.
  1. Op de factuur zal de borg verschijnen als een mindering van kosten.
  2. De hoogte van de borg is 100 euro en is om mogelijke schade aan kroeg en inventaris te dekken.
2. In geval van annulering zal de stichting de borg terugboeken binnen 7 werkdagen.

Annulering evenement

Afzegtermijn
1. De huurder mag uiterlijk twee weken voor aanvang van het evenement kosteloos het evenement en/of benodigd materiaal annuleren.
  1. Gebeurt dit niet binnen twee weken voorafgaand aan het evenement, dan kunnen hier kosten aan verbonden zijn. Voor meer informatie over deze kosten of over het annuleren, neem contact op met het bestuur van de Sevende Camer.

Veiligheid en regelgeving

Vanwege brandveiligheid is het toegestaan aantal aanwezigen op de kroeg maximaal 170 personen. Hieronder vallen alle aanwezigen; dus ook tappers, BHV’ers en mensen in de kleedkamers.
1. Mocht het aantal verwachte personen voor het evenement rond de 150 of meer liggen, dan zal er bij de deur een telling moeten plaatsvinden om zeker te zijn dat de maximale capaciteit niet overschreden wordt.
Bedrijfshulpverleners (BHV’ers) die aanwezig zijn moeten voldoen aan de eisen gesteld door de Campusbeveiliging (Charlie) van de Universiteit Twente.
1. BHV’ers moeten aangemeld worden bij de de beveiliging. (via de webtool ‘aanmelden bijeenkomst’)
2. BHV’ers moeten een gebouwinstructie gehad hebben, welke op verzoek ook gegeven kunnen worden aan externe BHV’ers.
3. BHV’ers bellen zich in bij de beveiliging conform de regelgeving van Charlie.
4. Per 50 aanwezigen moet er tenminste 1 BHV’er aanwezig zijn.
Tappers mogen alleen tappen als deze beschikken over een Instructie Verantwoord Alcohol schenken (IVA).
1. IVA kan behaald worden via de NOC*NSF maar wordt bij voorkeur behaald door een cursus van het Trimbos Instituut.
2. Dit IVA certificaat is alleen geldig als het sociëteitsbestuur deze ook ontvangen heeft, opdat deze in de gele map achter de bar inzichtbaar is.
Voor evenementen met meer dan 200 aanwezigen, worden afspraken op maat gemaakt.
Open vuur op de kroeg is verboden.

Overige bepalingen

De sociëteit blijft naar redelijkheid toegankelijk voor leden van de Euros verenigingen. Met name het gebruik van de sportruimte en kleedkamers moet ongehinderd plaats kunnen vinden.
Mocht de factuur onvoldoende toegelicht zijn of anders uitgevallen zijn dan verwacht, is het de plicht van de huurder om dit bij de penningmeester (mail: penningmeester@sevendecamer.nl) aan te geven. De periode tussen het versturen van deze mail en reactie van de penningmeester wordt afgetrokken van de verstreken facturatieperiode.
Indien van conflict treedt de Raad van Toezicht (RvT) van de stichting op als bemiddelaar. De RvT bestaat uit drie leden, ieder van een van de Euros verenigingen.
Afwijkingen van de hiervoor genoemde voorwaarden zijn alleen geldig mits deze via mailconversatie vastgelegd zijn en bevestigd door het sociëteitsbestuur.
Deze voorwaarden zijn voorbehouden op wijzigingen.